Zasady udostępniania danych

Zasady udostępniania danych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 występującego jako Administrator danych jak i Procesor dla Gminy Piotrków Trybunalski oraz w imieniu Zarządzanych Wspólnot Mieszkaniowych.

1. Wstęp
Przetwarzanie danych osobowych, a w szczególności ich udostępnianie podlega regulacjom przepisów prawa. Opracowanie procedury lub procedur wynika z konieczności przestrzegania przepisów, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO),i ustawy o ochronie danych osobowych.

2. Udostępnienie danych osobowych przetwarzanych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 odbywa się na podstawie art. 6 i 15 RODO.
2.1 Podstawą do uzyskania danych jest złożenie stosownego wniosku.
2.2 Wniosek winien zawierać:
a. dane wnioskodawcy,
b. podstawę prawną,
c. zakres żądania,
d. cel.

3. Procedura udostępniania danych to:
– rozpoznanie wniosku co do jego zakresu,
– ustalenie uprawnienia dostępu do danych wnioskodawcy,
– ustalenie czyich i jakich danych wniosek dotyczy,
– ustalenie czy i jakie dane można udostępnić i w jakiej formie,
– rozstrzygniecie o udostępnieniu z ustaleniem ew. podstawy odmowy lub udostępnienia,
– przekazanie rozstrzygnięcia wnioskodawcy.

4. Administrator ma obowiązek udzielenia informacji wynikający z przepisów prawa.
4.1 Organom państwowym lub organom samorządu terytorialnego, w związku z prowadzonym postępowaniem.
4.2 Podmiot przetwarzający dane ma obowiązek nieodpłatnie udostępniać dane osobowe organom władzy publicznej uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów.

5. Udostępnienie danych osobie należącej do rodziny osoby, której dane dotyczą.
5.1 Należy uznać, iż jest dopuszczalne przekazanie danych osobowych członkom rodziny
w przypadku, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą. „Żywotnymi interesami w rozumieniu komentowanego przepisu są takie interesy, które zasługują na to, by przyznawać im pierwszeństwo przed interesem zachowania danych osobowych w poufności. Żywotne interesy przeważają zatem nad interesami nakazującymi uzależniać przetwarzanie danych osobowych od zgody zainteresowanego. Muszą być to interesy o dużym znaczeniu, doniosłe, np. zdrowie, życie, nie należy tu także wykluczać interesów majątkowych. Ocena, czy w danym przypadku mamy do czynienia z takimi właśnie interesami oraz czy zainteresowany nie jest w stanie sam tych interesów w inny sposób chronić, znajduje się właściwie w rękach przetwarzającego dane (administratora). Jego decyzje w tej mierze nie mają jednak ani rozstrzygającego i ostatecznego charakteru, ani też nie są to decyzje samowolne i arbitralne. Polegają na wyważaniu interesów. W zasadzie przetwarzanie danych osobowych powinno być dopuszczone w takich przypadkach, w których racjonalnie można zakładać, iż zainteresowany – gdyby istniała taka możliwość – udzieliłby swego zezwolenia.
Należy zatem uznać, iż przykładowo administrator danych będzie mógł przekazać dane rodzinie, jeśli będzie to niezbędne do ochrony jego życia lub zdrowia – na przykład umożliwi poszukiwanie osoby w podeszłym wieku, która zaginęła, a co do której wiadomo, że wymaga opieki. Należy uznać, iż klauzula przekazania danych w sytuacji konieczności zapewnienie ochrony żywotnych interesów może mieć zastosowanie przy rozstrzyganiu zasadności udzielenia danych osobowych w przypadku zasinienia stanu wyższej konieczności.

6. Obowiązek Administratora
6.1 Administrator danych (lub określone w procedurze, upoważnione przez niego osoby) zobowiązany jest zidentyfikować podmiot składający wniosek o udzielenie danych osobowych. W zależności od tego kto wystąpi o dane, administrator będzie podejmował decyzję o ich udzieleniu bądź odmowie.
Administrator -Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 działając jako również Procesor wprowadza wymóg składania wniosku
o udzielenie informacji o przetwarzanych danych w formie pisemnej. Wdrożenie niniejszej procedury zabezpiecza interes administratora danych. Tym samym administrator podjął stosowne środki w celu ochrony danych (w tym także przed udostępnieniem osobom do tego nieuprawnionym), a zgodnie z przepisem administrator danych ma obowiązek zapewnić m.in. kontrolę nad tym, komu dane są przekazywane. Przyjęcie pisemnej formy wniosku
o udostępnienie danych pozwala na dokumentowanie podstawy udostępnienia danych
i podmiotu, który się o to zwrócił.

7. Udostępnione dane osobowe można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.

8. Rozstrzygniecie wniosku o udostępnienie danych
8.1 Należy przyjąć, iż udostępnienie danych osobowych powinno być dokonane w formie pisemnej. Rozstrzygniecie wniosku o udostępnienie powinno precyzyjnie określać jakie konkretnie dane są lub nie będą udostępnione.
W każdym z wypadków należy w odpowiedni sposób udokumentować co najmniej:
komu i jakie, i kogo dotyczące dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej, kiedy zostały udostępnione, w jaki sposób, w jakim terminie.

9. Postanowienia końcowe
Powyższe zapisy procedury udostępniania danych przetwarzanych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 obowiązują wszystkich pracowników Spółki TBS.
Niniejsza procedura stanowi załącznik do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Spółce TBS.